Praxisprojekte und Referenzen

EXCEL / REPORTING

Für einen international tätigen Konzern aus der Edelmetall- und Edelgasindustrie wurde eine umfangreiche Excel-Lösung zur Unterstützung der Konzernbilanzkonsolidierung nach IFRS entwickelt. Rund 40 Tochtergesellschaften weltweit liefern darüber ihre Daten für die weitere Konsolidierung.

Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung sind umfangreiche Eingabe- und Erfassungsformulare sowie zahlreiche automatisierte Validierungs- und Vollständigkeitsprüfungen. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können dadurch bereits bei der Datenerfassung erkannt werden. Die standardisierte Aufbereitung erleichtert anschließend die Zusammenführung und Weiterverarbeitung der Daten auf Konzernebene.

INDIVIDUELLE OFFICE-LÖSUNGEN

Für ein Ingenieurbüro wurde unter Excel ein individuelles Zeiterfassungssystem entwickelt. Über eine benutzerfreundliche Eingabemaske können die Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitszeiten strukturiert erfassen. Die einzelnen Eingaben werden anschließend automatisiert in einer gemeinsamen Datenbasis zusammengeführt.

Zusätzlich überwacht die Anwendung die regelmäßige Erfassung der Arbeitszeiten. Liegen für einen Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum keine entsprechenden Einträge vor, wird automatisiert eine E-Mail-Erinnerung ausgelöst. Dadurch werden Datenerfassung und administrative Abläufe miteinander verbunden, ohne dass eine separate Standardsoftware erforderlich ist.

DATENBANKEN / PROZESSE

Für eine staatliche Treuhandstelle für ländliche Bodenordnung in Hessen wurden im Laufe der Zusammenarbeit verschiedene Datenbank- und Anwendungslösungen zur Unterstützung interner Prozesse entwickelt. Abhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung kommen dabei Microsoft Access, SQL Server und Excel zum Einsatz.

Eine dieser Lösungen unterstützt die Verwaltung umfangreicher Flächen- und Projektdaten im Zusammenhang mit dem Landesprogramm „100 Wilde Bäche für Hessen“. Verwaltet werden unter anderem Projekte, Flurstücke, Kommunen, Kosten und weitere projektbezogene Informationen. Die zentral vorliegenden Daten können anschließend für Auswertungen und das projektbezogene Reporting genutzt werden.

Darüber hinaus wurden Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe entwickelt. Benutzerdaten werden dabei automatisiert aus dem Active Directory ausgelesen und in die Dokumente übernommen. Das Beispiel zeigt damit auch das Zusammenspiel unterschiedlicher Office- und Datenbanktechnologien innerhalb bestehender Unternehmensprozesse.

DATENBANK / AUTOMATISIERUNG

Für ein Baustoffunternehmen wurde eine individuelle Anwendung zur Verarbeitung und Verwaltung der Daten einer Kfz-Fahrzeugwaage entwickelt. Erfasst werden unter anderem Fahrzeugkennzeichen, Leer-, Brutto- und Taragewichte sowie die zugehörigen Baumaterialien.

Aus den erfassten Daten werden die jeweiligen Wiegevorgänge dokumentiert und entsprechende Wiegekarten erstellt. Die Informationen werden gleichzeitig in einer Datenbank gespeichert und stehen damit für die weitere betriebliche Verarbeitung zur Verfügung.

Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Prozess von der Fahrzeugverwiegung und Materialerfassung über die Dokumentation bis zur weiteren Datenverarbeitung. Die gespeicherten Informationen können unter anderem für betriebliche Auswertungen und die anschließende Rechnungsstellung verwendet werden.

EXCEL / AUTOMATISIERUNG

Für einen großen Gastronomie- und Hotelbetrieb wurde eine individuelle Excel-Lösung zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten entwickelt. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt an einem zentralen Eingabeterminal. Die erfassten Daten werden zentral gespeichert und stehen anschließend für die weitere Organisation und Verwaltung der Arbeitszeiten zur Verfügung.

Neben der eigentlichen Zeiterfassung unterstützt die Anwendung weitere betriebliche Abläufe. Dazu gehört die Verteilung der Trinkgelder auf die Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmensbereiche, beispielsweise Küche und Bedienung. Gleichzeitig werden die geleisteten Arbeitsstunden überwacht und die Einhaltung vorgegebener maximaler Wochenarbeitszeiten kontrolliert.

Die erfassten und geprüften Arbeitszeiten bilden darüber hinaus die Grundlage für die Ermittlung der abrechnungsrelevanten Stunden für die Gehaltsabrechnung. Damit verbindet die Lösung Zeiterfassung, Arbeitszeitkontrolle, Trinkgeldverteilung und vorbereitende Personaldaten in einem zentralen System.

EXCEL / ABRECHNUNG

Für einen großen Baukonzern wurde eine Excel-Lösung zur Leistungsabrechnung verschiedener Baustellen entwickelt. Grundlage bildet eine strukturierte Datenliste, in der die für die Abrechnung benötigten Leistungen und Ressourcen zentral erfasst und verwaltet werden.

Dazu gehören unter anderem unterschiedliche Materialien, Arbeitsstunden und Stundenlöhne sowie Baugeräte und deren jeweiliger Einsatz. Die einzelnen Positionen können entsprechend ihrer Abrechnungseinheit erfasst und den jeweiligen Leistungen auf der Baustelle zugeordnet werden.

Auf Basis dieser Daten werden die erbrachten Leistungen strukturiert zusammengestellt und für die Leistungsabrechnung mit dem ausführenden Bauunternehmen aufbereitet. Die Excel-Lösung schafft damit eine einheitliche Grundlage für die Erfassung, Zuordnung und Abrechnung der unterschiedlichen Leistungen und Kostenpositionen eines Bauprojekts.​

EXCEL / TECHNISCHE VISUALISIERUNG

Für ein Unternehmen aus dem Bereich der Baustoffprüfung wurde eine Excel-Lösung zur grafischen Darstellung und Dokumentation von Bohrkernen und deren Schichtaufbau entwickelt. Unterschiedliche Materialschichten können mit ihrer jeweiligen Stärke und ihrem Schichtverbund erfasst und zu einem vollständigen Bohrkernprofil zusammengestellt werden.

Den verschiedenen Materialien sind entsprechende grafische Darstellungen und Strukturen zugeordnet. Anhand der ausgewählten Materialbezeichnungen stellt die Anwendung die einzelnen Schichten automatisch zusammen und bildet daraus die grafische Darstellung des jeweiligen Bohrkerns.

Neben der Visualisierung berücksichtigt die Lösung die tatsächlichen Schichtstärken und Größenverhältnisse. Die fertige Darstellung kann anschließend in einem definierten Maßstab aufbereitet und druckfertig ausgegeben werden. So verbindet die Excel-Anwendung technische Datenerfassung, automatisierte grafische Darstellung und Dokumentation in einem Werkzeug.

EXCEL / REPORTING

Für die deutsche Vertretung eines japanischen Automobilherstellers wurde eine umfangreiche Excel-Lösung zur statistischen Auswertung der monatlichen Kfz-Zulassungszahlen in Deutschland entwickelt. Die regelmäßig bereitgestellten Zulassungsdaten werden in die Anwendung importiert, nach unterschiedlichen Kriterien aufbereitet, aggregiert und für weiterführende Analysen zusammengestellt.

Die Lösung ermöglicht Auswertungen nach Fahrzeugkategorien, Herstellern und Herstellerländern und stellt die Ergebnisse in übersichtlichen Statistiken gegenüber. Neben den aktuellen Zulassungszahlen werden unter anderem Year-over-Year-Entwicklungen sowie Abweichungen gegenüber dem jeweiligen Vormonat ermittelt.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Positionierung gegenüber den Mitbewerbern. Marktpositionen und Entwicklungen einzelner Hersteller und Fahrzeugkategorien können dadurch regelmäßig verglichen und Veränderungen im Wettbewerbsumfeld transparent dargestellt werden.

Die Excel-Lösung verbindet damit den wiederkehrenden Import umfangreicher Marktdaten mit automatisierter Datenaufbereitung, statistischer Analyse und übersichtlichem Reporting.

CORPORATE ENGINEERING / OFFICE-AUTOMATISIERUNG

Für ein Unternehmen aus der Werbebranche wurden verschiedene individuelle Microsoft-Office-Lösungen für dessen Kundenprojekte entwickelt. Ein Schwerpunkt lag auf PowerPoint: Neben professionellen Mastervorlagen wurden kundenspezifische Funktionen und programmierte Erweiterungen umgesetzt, mit denen besondere Anforderungen innerhalb von Präsentationen automatisiert oder vereinfacht werden konnten.

Darüber hinaus entstanden unterschiedliche Word-Vorlagen für die Geschäftskorrespondenz, die an die jeweiligen Corporate-Design-Vorgaben der Kunden angepasst wurden. Ergänzend wurden Lösungen zur automatisierten Erstellung von Serienbriefen realisiert.

Die Zusammenarbeit verbindet damit Corporate Design, professionelles Vorlagenmanagement und Office-Programmierung. Die Lösungen wurden jeweils auf die individuellen Anforderungen der Agenturkunden zugeschnitten und in deren bestehende Arbeitsabläufe integriert.

POWER BI / REPORTING

Für einen großen Bankkonzern wurde eine Power-BI-Lösung zur strukturierten Aufbereitung und Auswertung von Projektdaten sowie den damit verbundenen Prüf- und Qualitätssicherungsanforderungen entwickelt.

Die Lösung führt relevante Informationen zu den einzelnen Projekten zusammen und ermöglicht eine übersichtliche Darstellung des jeweiligen Bearbeitungs- und Prüfstatus. Dabei werden insbesondere die für die Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit der Projektprozesse erforderlichen Informationen berücksichtigt.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Dokumentation und Transparenz der durchgeführten Prüfungen. Die aufbereiteten Informationen können als Nachweis im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen herangezogen werden und unterstützen damit sowohl die interne Qualitätssicherung als auch externe Prüfungsanforderungen.

Power BI dient dabei nicht nur der Visualisierung, sondern vor allem dazu, umfangreiche Projekt- und Prüfinformationen strukturiert zusammenzuführen, nachvollziehbar auszuwerten und für unterschiedliche Prüfanforderungen transparent bereitzustellen.